En resumen: Para vaciar un piso heredado con tranquilidad tienes que poder acreditar dos cosas: que eres heredero y que todos los herederos están de acuerdo. En la práctica son cuatro o cinco documentos y, si hay prisa, una autorización de una hoja firmada por todos. A la empresa de vaciado solo le hacen falta las llaves, esa autorización y los datos de facturación.
Por qué importa el papeleo antes de vaciar
Porque mientras la herencia no esté aceptada, los bienes del fallecido no son tuyos, aunque tengas las llaves. Vaciar el piso antes de tiempo puede traer dos problemas:
- Un conflicto entre herederos, que es lo más frecuente: alguien echa en falta algo que ya no está.
- La aceptación tácita de la herencia: en algunos casos, disponer de los bienes puede interpretarse como que has aceptado, con sus deudas incluidas.
Esta guía es orientativa. Para tu caso concreto, habla con tu gestor, tu abogado o tu notario. Pero te sirve para llegar a esa cita sabiendo qué te van a pedir.
La buena noticia es que casi todo se pide al principio y de una vez. El certificado de defunción se solicita al Registro Civil y el de últimas voluntades, al Ministerio de Justicia. Este segundo no se emite hasta pasados quince días hábiles desde el fallecimiento, y ese desfase marca el ritmo de todo lo demás: hasta tenerlo, no sabes ante qué notario está el testamento.
Los documentos base
Esta es la documentación habitual en una herencia con vivienda. No todos los casos llevan todos los papeles: si hay testamento, no hace falta declaración de herederos, y al revés.
| Documento | Para qué sirve |
|---|---|
| Certificado de defunción | Acredita el fallecimiento. Es el punto de partida de todo lo demás. |
| Certificado de últimas voluntades | Dice si hay testamento y ante qué notario se otorgó. |
| Copia del testamento | Determina quién hereda y qué. Se pide al notario que lo custodia. |
| Declaración de herederos | Sustituye al testamento cuando no lo hay (acta notarial). |
| Escritura de aceptación y adjudicación | El documento que te convierte formalmente en propietario. |
| Escritura de la vivienda / nota simple | Acredita la titularidad del inmueble. |
Un consejo práctico: pide varias copias del certificado de defunción. Te lo van a pedir el banco, las aseguradoras, las compañías de suministros y el ayuntamiento, y cada uno se queda con la suya.
¿Y si la herencia aún no está aceptada y hay prisa?
Pasa constantemente. El piso es de alquiler y hay que entregarlo, la comunidad reclama, o los herederos viven fuera y solo pueden coincidir un fin de semana. Si el problema es de alquiler, también conviene tener claro la guía «quién paga el vaciado de un piso de alquiler» antes de entregar las llaves.
La vía práctica es una autorización expresa y por escrito, firmada por todos los llamados a la herencia, que faculte a una persona concreta para ordenar el vaciado y a la empresa para ejecutarlo. No sustituye a la aceptación, que es otro trámite, pero deja constancia de que todos estaban de acuerdo y protege a todo el mundo, también a nosotros.
Qué debe incluir la autorización
Una hoja basta, siempre que recoja esto:
- Quién autoriza: nombre, DNI y condición de heredero de cada firmante.
- Qué se autoriza: el vaciado íntegro del inmueble, con su dirección exacta.
- A quién: la persona que coordina y la empresa que lo ejecuta, con su CIF.
- Qué se excluye: las cajas, muebles o enseres que se apartan y adónde van.
- La firma de todos. Si alguno vive fuera, vale firmada y escaneada.
Si tu gestor lo necesita, podemos emitir la factura a nombre de la herencia yacente.
No nos hace falta ver el testamento de tu familia. Nos hace falta saber que todos los herederos están de acuerdo y que queda por escrito.
Protocolo de contratación en vaciados por herencia
Lo que nosotros necesitamos para trabajar
Menos de lo que la gente supone. Para hacer un vaciado de pisos por herencia nos basta con tres cosas:
- Las llaves del inmueble, o alguien que nos abra.
- Una autorización por escrito de quien puede ordenarlo, con sus datos y su firma.
- Los datos de facturación: a nombre del heredero, de la herencia yacente o de quien corresponda.
No te pedimos el testamento ni las escrituras. No es asunto nuestro y no queremos manejar documentación privada de tu familia. Pero sí te recomendamos que tú tengas ese papeleo en orden antes de darnos luz verde, por tu propia protección.
Lo que aparecerá durante el vaciado
Casi siempre aparecen papeles importantes durante el trabajo: escrituras que nadie encontraba, libretas de bancos olvidados, pólizas, títulos e incluso testamentos ológrafos. Por eso nuestro equipo revisa cajones, altillos y bolsillos antes de retirar nada, y todo lo que parezca un documento o tenga valor se aparta en cajas identificadas para que lo reviséis vosotros.
Nunca decidimos nosotros qué es importante. Ante la duda, se aparta.
¿Dónde aparece más? En el fondo de los cajones del aparador, en las carpetas de anillas del altillo, dentro de los libros y en las cajas de galletas metálicas. En los pisos de Salamanca de los años sesenta y setenta hay además un clásico: la caja de la mesilla, con cartillas de bancos que ya no existen, escrituras de fincas rústicas de la provincia y recibos de seguros de decesos vigentes. Ese último papel tiene valor real y se tira sin mirar con muchísima frecuencia.
Cuando un heredero no aparece o no está de acuerdo
Es la situación que más bloquea un vaciado. Si uno de los llamados a la herencia no contesta, vive fuera o se opone, no firmes tú solo la autorización pensando que ya se convencerá. Si después reclama, quien ordenó el vaciado responde.
Las salidas razonables, de menor a mayor coste:
- Insistir por escrito y dejando rastro: correo electrónico o burofax.
- Acudir al notario para formalizar el acuerdo o requerir formalmente al heredero que no contesta para que acepte o renuncie. Tu notario te dirá cómo y en qué plazos.
- Mediación entre herederos, si el problema es de desacuerdo y no de silencio.
- La vía judicial, cuando no queda otra.
Mientras tanto, si la casa hay que entregarla igualmente, hay una vía intermedia que funciona: vaciar a guardamuebles en lugar de al punto limpio. Se retira todo, se almacena de forma temporal con mudanzas y guardamuebles en Salamanca y nadie destruye nada hasta que haya acuerdo. Cuesta más, pero evita un problema irreversible.
Orden recomendado
Si lo quieres en una sola lista, este es el orden que evita sustos:
- Certificado de defunción, con varias copias.
- Certificado de últimas voluntades, a partir del día 15 hábil.
- Copia del testamento o, si no lo hay, declaración de herederos.
- Acuerdo entre herederos sobre qué se guarda, por escrito.
- Autorización firmada por todos, si el vaciado va antes que la aceptación.
- Revisión de la casa y, solo después, el vaciado.
Una vez dada la luz verde, el vaciado de pisos en Salamanca en sí es rápido: te lo contamos con tiempos reales en la guía «cuánto se tarda en vaciar un piso». Y si te preocupan las fechas del Impuesto de Sucesiones y la plusvalía, tienes el calendario completo en la guía de plazos e impuestos, entre los artículos relacionados.
